Un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative et budgétaire

• Catégorie : B
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Rédacteur territorial
• Grades : Rédacteur, Rédacteur principal 2ème classe, Rédacteur principal 1ère classe
• Site de rattachement : Limoges
• Résidence administrative : Limoges
• Pôle : Développement Economique et Environnemental
• Direction : Innovation Filières Attractivité
• Service : Gestion Administrative et Financière
• Sous l'autorité du Directeur adjoint ou de la Directrice adjointe

Le pôle Développement Economique et Environnemental (DEE) est l’incarnation de la feuille de route Neo Terra, qui vise à l’accompagnement et l’accélération de toutes les transitions pour réduire les émissions de gaz à effet de serre et l’érosion de la biodiversité. Elle constitue la colonne vertébrale de l’ensemble des politiques régionales et particulièrement au sein du pôle DEE qui met en synergie les politiques économiques et environnementales. 

De manière transversale au sein du Pôle Développement Economique et Environnemental, mais également plus largement au sein de la Région, la Direction Innovation Filières Attractivité joue un rôle d’ingénierie en matière de structuration et d’adaptation des filières régionales d’excellence. En s’appuyant sur la richesse et la diversité de l’écosystème régional, elle développe des stratégies et actions pour accompagner les acteurs et entreprises de la région dans leur projet d’innovation, de développement responsable et de rayonnement à l’international.
La Direction Innovation Filières Attractivité est un centre ressource au service des mutations et transitions des filières régionales d’excellence, pour faire de la Nouvelle-Aquitaine, la 1ère région écoresponsable de France en 2030.

Dans ce cadre, dans une logique de mutualisation accrue et de transversalité, le/la gestionnaire administratif-ve et budgétaire aura pour missions de :

• prendre en charge la gestion administrative et financière des dossiers de demande d'aide, la préparation des commissions permanentes et la mise en œuvre des paiements associés, ainsi que contribuer à la rédaction des notes de comité de lecture et au suivi des marchés publics 
• contribuer au pilotage des actions via la mise en place et l'actualisation des tableaux de bord (budgétaire, suivi d'activité, organisation générale, courrier...) 
• faciliter la communication vers les usagers (orientation des usagers, suivi des demandes, mailing, réalisation newsletter)
• participer à l'organisation d'événements

Gestion administrative et financière :

• Apporter un appui sur la pré-instruction des dossiers (complétude), la création et la mise en forme des délibérations pour les préparations des commissions permanentes et des séances plénières
• Appuyer les instructeurs-trices dans la relation avec les porteurs de projets en matière de contractualisation, et réaliser les paiements
• Organiser et planifier le traitement administratif des dossiers entrants, leur clôture administrative puis leur archivage
• Assurer si besoin l'orientation des demandes écrites et les réponses afférentes

 Outils de pilotage :

• Participer à la mise en place et actualiser les tableaux de suivi d'activité, administratif et financier et tableaux de bord de la Direction DIFA (en particulier après chaque commission permanente)
• Contribuer à la construction et au suivi de l'exécution du budget de la Direction
• Assurer l'interface avec le référent commande publique de la Direction

 Facilitation de la communication envers les usagers :

• Conseiller et orienter au mieux les interlocuteurs-trices (accueil téléphonique, orientation boite mail générique, MDNA) pour la prise en charge de leur demande
• Suivre et gérer le courrier / ASUR (arrivée, distribution, envoi), l'information entrante et sortante
• Mettre à jour le(s) mailing(s) de filières pour communiquer envers les cibles 
• Réaliser et envoyer les newsletters sur la base de contenu fourni 
• Assurer quand cela s'avère nécessaire une permanence téléphonique et le reporting de cette permanence pour l'équipe DIFA

Organisation d'événements :

• Participer à l'organisation des réunions et événements pour animer les réseaux et entreprises d'une ou plusieurs filières de la DIFA (agendas, salles, logistique, lettre de commande, envoi et suivi des invitations…)

Ces différentes tâches impliquent de travailler en permanence en collaboration avec les équipes filières (responsables et chargé-e-s de mission), le responsable du service Service gestion administrative et financière et également avec les autres directions du Pôle (notamment le Secrétariat Général) ou de la Région.

• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Connaissance des outils informatiques existants et à venir (formation nécessaire) de la collectivité (à minima : word, excel, ppt, délibélu, progos, MDNA, asur…),
• Techniques d’accueil, d’écoute et de communication,
• Connaitre les enjeux et fonctionnement de l'environnement territorial
• Principes de construction et de gestion d’un budget d’une collectivité territoriale
• Cadre législatif lié aux délibérations,
• Fondamentaux (a minima) des marchés publics

• Maîtriser les outils existants, éventuellement après formation (Pack Office, Délibélu, Progos, MDNA, ASUR...) et à venir
• Transmettre l'information et faire un reporting régulier à sa hiérarchie,
• Rédiger tous types de documents administratifs,
• Elaborer et renseigner les tableaux de suivi d'activités, des tableaux de bord
• Vérifier la conformité des demandes aux procédures administratives

• Sens du relationnel et de l'écoute
• Travail en équipe
• Rigueur, autonomie
• Curiosité
• Capacité d'adaptation
• Discrétion professionnelle,
• Force de proposition
   

• Logiciels
• Matériels de bureautique
• Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

• Encadrement : non
• Double rattachement hiérarchique et fonctionnel