Un chef ou une cheffe de service vie de l'assemblée - protocole et communication

• Catégorie : A
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Attaché territorial
• Grades : Attaché et Attaché principal
• Site de rattachement : Bordeaux - Limoges - Poitiers
• Résidence administrative : Bordeaux - Limoges - Poitiers
• Pôle : Conseil Economique Social et Environnemental Région (CESER)
• Direction : CESER
• Service : Vie de l'Assemblée - Protocole et Communication 
• Sous l'autorité hiérarchique du Directeur ou de la Directrice du CESER

Le Conseil Économique Social et Environnemental Régional (CESER) Nouvelle-Aquitaine est une institution qui réunit les acteurs économiques et sociaux de la région et représente la diversité de la société civile organisée.

Placé auprès du Conseil régional pour améliorer l’action publique par des propositions qui éclairent la décision politique, le CESER répond aux sollicitations de l’exécutif régional et aux préoccupations des citoyens.

Il examine en particulier le budget à toutes ses étapes, et répond aux demandes d’avis et d’études du Président du Conseil régional (saisines) et réalise à sa convenance des rapports portant sur tout sujet d’intérêt régional (autosaisines).

Dans ce contexte, le ou la chef-fe de service Vie de l'Assemblée - Protocole et Communication du CESER aura pour missions principales :

• participer à la définition des orientations et à des décisions de l'Assemblée au sein de l'équipe de direction, ainsi qu'à leur mise en oeuvre
• encadrer et assurer un rôle d'animation et de coordination des équipes relevant du service "Vie de l'Assemblée - Protocole et Communication" (harmonisation des pratiques, planification et organisation des travaux,...), avec le concours du coordinateur de la Cellule "Communication " du CESER
• organiser et mettre en oeuvre les moyens généraux nécessaires à l'organisation matérielle et logistique des Sessions plénières, des Bureaux, des manifestations et des réceptions officielles du CESER, ainsi que des activités administratives et protocolaires du CESER, en lien avec le Directeur et les autres membres de l'équipe de direction
• organiser l'agenda et les déplacements du Président ou de la Présidente de l'Assemblée.

Management et animation du service "Vie de l'Assemblée - Protocole et Communication" du CESER :

• Encadrer et piloter les équipes en charge de la communication (chargé-e-s de mission et assistant-e-s du CESER), en lien avec le Coordinateur de la Cellule "Communication" et les autres collaboratrices et collaborateurs de cette cellule
• Encadrer et piloter les 2 assistantes du CESER en charge de l'administration générale, en lien avec le Directeur et le Sous-directeur du CESER (responsable des sites de Poitiers et Limoges), et mettre en oeuvre les décisions et actions pour le fonctionnement administratif et financier du CESER
• Suivre et veiller à la bonne réalisation des décisions de l'Assemblée et du Bureau du CESER par les équipes en charge de la communication et de l'administration générale, rattachées aux 3 sites de Bordeaux, Limoges et Poitiers
• Participer à l'organisation des Sessions (déroulement, intendance et logistique) en lien avec le Directeur et le Sous-directeur du CESER
• Assurer la planification, la priorisation et la coordination des différentes missions et tâches du service "Vie de l'Assemblée - Protocole et Communication", en lien avec le Sous-directeur et les services de la sous direction "Travaux et Documentation" du CESER.

Organisation et gestion de l'agenda de la Présidence et du protocole du CESER :

• Organiser l'agenda du Président ou de la Présidente du CESER, ses déplacements et ses représentations
• Mettre en oeuvre les diverses manifestations et réceptions officielles du CESER avec les équipes et les partenaires extérieurs
• Assurer le suivi administratif et budgétaire des dépenses consacrées aux activités protocolaire et de réception (devis, commande, service fait, facturation)
• Gérer les fichiers de protocole, les cadeaux protocolaires, l'intendance (fournitures, papeterie, cave,..).

• Animer sur les différents sites les démarches de transfert de bonnes pratiques
• Participer à l'élaboration et à l'animation de divers outils / démarches de travail pour améliorer le fonctionnement des services
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales
• Environnement territorial et tissu régional des organisations socio-professionnelles
• Cadres législatif et réglementaire, règles protocolaires
• Règles de gestion administrative et budgétaire d'une collectivité territoriale
• Techniques de management, d'animation
• Techniques de négociation
• Connaissances en marketing, communication et techniques de relations publiques / relation presse

• Mobiliser et animer une équipe
• Organiser l'activité du service, prioriser les urgences, anticiper
• Accompagner et structurer le processus décisionnel au sein d'un Service et/ou d'une Direction
• Conduire des projets
• Communiquer avec clarté à l'écrit et à l'oral
• Travailler en équipe, en transversalité

• Fortes aptitudes relationnelles : sens du contact et capacités d'écoute, esprit d'équipe
• Sens des responsabilités inhérentes à la fonction publique et au travail au service d'une Assemblée (neutralité et diplomatie)
• Autonomie
• Curiosité et ouverture d'esprit, polyvalence
• Disponibilité et mobilité en fonction des exigences et/ou des contraintes de service
• Initiative, force de proposition

• Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
• Logiciels
• Matériels de bureautique

• Encadrement de 8 agents
• Déplacements fréquents hors du département de rattachement de la résidence administrative
• Déplacements hors de la Nouvelle-Aquitaine
• Disponibilité, particulièrement pendant les préparations des Sessions plénières, des réunions décentralisées de l'Assemblée et du Bureau ainsi que des opérations de valorisation des travaux ou lors d'événements de communication organisés sur les territoires de la région.