Un chargé ou une chargée d'accueil rh et gestionnaire temps de travail

• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
• Grades : Adjoint administratif, Adjoint administratif 2ème classe, Adjoint administratif 1ère classe
• Site de rattachement : Poitiers
• Résidence administrative : Poitiers
• Pôle : Ressources
• Direction : Ressources Humaines
• Sous-direction: Sous-Direction Ressources partagées
• Service : Accueil RH - Temps de travail
• Sous l'autorité hiérarchique du chef ou de la cheffe de service

• Accueil RH : assurer la prise en charge et le suivi téléphonique, physique et électronique de toutes les demandes relatives au domaine des ressources humaines (conseils, informations, aides, orientations) et apporter un premier niveau de réponse
• Temps de travail : assurer la gestion du temps de travail des agents du siège et des lycées

Accueil RH :

• Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique des agents et du public extérieur en qualité de porte d’entrée de la direction des ressources humaines 
• Saisir les demandes sur le logiciel JIRA (tickets) 
• Analyser la demande, questionner l’agent, au besoin, afin de garantir une information fiable 
• Apporter une réponse immédiate à la demande formulée, s'engager à apporter une réponse plus complète si besoin et/ou orienter vers l’interlocuteur de la DRH le plus à même de traiter une demande plus spécifique  
• Réaliser, à la demande des agents, des attestations employeurs (Compte Epargne Temps, nombre de jours de congés, CAF, garde d’enfants et toute attestation sans indication de salaire). 
• Prendre en charge la gestion des états de grève 

Temps de travail :

• Renseigner les agents du siège, des lycées et les gestionnaires sur des questions relatives à l'application du règlement du temps de travail, et veiller à sa bonne application
• Créer et régulariser les compteurs temps de travail
• Prendre en charge la réalisation des badges
• Rédiger des courriers , des attestations
• Contribuer à la mise à jour des procédures
• Participer à la réalisation des emplois du temps des agent-e-s des lycées
• Contrôler les emplois du temps des établissements
• Assurer la formation des nouveaux managers (valideurs) à la gestion du temps de travail (logiciel, procédures)  
• Former les agents à l'utilisation de l'outil de gestion du temps

• Assurer un appui logistique auprès des services (prise en charge du tri et dispatching du courrier en l’absence de l’agent en charge de cette mission….)
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Cadre statutaire de la Fonction publique territoriale
• Réglementation sur la protection des données à caractère personnel (RGPD)
• Compétences, organisation et fonctionnement d'une collectivité
• Gestion des ressources humaines 
• Techniques d'écoute active et de communication
• Logiciels bureautiques et métiers

• Mettre en œuvre une règle, une procédure administrative
• Adapter sa communication à son interlocuteur-trice
• Analyser les besoins exprimés et proposer des solutions cohérentes
• Transmettre un savoir, une connaissance
• Rendre compte, alerter
• Identifier un risque, une anomalie, un dysfonctionnement
• Organiser son activité, gérer les priorités
• Travailler en équipe, en transversalité

• Rigueur
• Capacités de communication écrite et orale, écoute
• Discrétion professionnelle
• Pédagogie
• Sens du service
• Capacité à prendre du recul
• Autonomie

• Matériels de bureautique 
• Logiciels
• Matériels et équipements dédiés au métier exercé 

• Encadrement : non
• Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative