Un chargé de mission référent ou une chargée de mission référente datar processus délibératifs

• Catégorie : A 
• Filière : Administrative 
• Cadre d'emplois : Attaché territorial 
• Grades : Attaché 
• Site de rattachement : Bordeaux ou Limoges 
• Résidence administrative : Bordeaux ou Limoges
• Pôle : DATAR
• Direction : Secrétariat Général 
• Service: Appui administratif et financier
• Sous l'autorité hiérarchique du Chef ou de la Cheffe de service

Le Secrétariat Général du Pôle DATAR a la charge de missions transversales entre le pôle et les directions support de la Région Nouvelle-Aquitaine. Par conséquent, il s’occupe du suivi administratif et budgétaire du pôle, en lien avec les directions opérationnelles du pôle Finances, ainsi que du pilotage des ressources humaines, en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines. Il assure également les missions de gestion de la communication interne et externe de son pôle, en lien avec la Direction de la communication, et des déménagements et de l’immobilier des équipes du pôle.

Enfin, il est chargé de l’animation du réseau des antennes locales. Pour cela, il est composé de deux entités : le service appui administratif et financier (14 personnes) et l’unité coordination et animation du Pôle (3 personnes), d’une assistante de Direction et d’un Secrétaire Général.

Au sein de cet environnement, le Secrétariat Général du pôle et plus particulièrement au sein du service Appui administratif et financier, recrute un Chargé de Mission Référent ou une Chargée de Mission Référente DATAR Processus délibératifs qui aura pour missions :

• Assurer le rôle de référent ou de référente du pôle pour la préparation et le suivi des décisions votées lors des Commissions permanentes (CP) et des Séances plénières (SP)
• Accompagner les gestionnaires de son site d'affectation dans la mise en oeuvre des décisions de la collectivité
• Participer à la gestion administrative et financière des aides régionales transversales.

1. Etre le référent ou la référente pour le pôle DATAR de la préparation et du suivi des instances (Commissions Permanentes (CP) et Séances Plénières (SP)) :

• Travailler en étroite collaboration et être l'interlocuteur-rice privilégié-e avec le service des assemblées délibérantes et de toutes les parties prenantes
• Transmettre les plannings actualisés à l'ensemble des acteurs du pôle
• Superviser les différentes phases du processus délibératif au sein du pôle (la rédaction de l'ODJ, l’harmonisation et l’actualisation des délibérations, les visas, les synthèses...).
• Veiller au respect des échéances définies dans le calendrier des instances, effectuer les relances éventuelles
• Rédiger les notes de synthèse, assister au comité lecture, assurer le retour vers les directions opérationnelles, vérifier l'exactitude des modifications apportées
• Enregistrer les délibérations légalisées et en informer les gestionnaires

2. Accompagner les gestionnaires de son site d'affectation pour mettre en oeuvre les décisions de la collectivité :

• Assurer un accompagnement notamment pour la rédaction des délibérations, la formalisation des actes, la préinstruction et la gestion des paiements…
• Intervenir, en lien avec la cheffe de service et les directions opérationnelles de la DATAR, sur les dossiers complexes,
• Etre l'interlocuteur-rice privilégié-e des services ressources (centre de ressources financiers, service des assemblées, administrateurs MDNA et Progos etc.),
• S'assurer de la complétude des tableaux de suivi.

3. Participer à la gestion administrative et financière des dossiers transversaux :

• Préparer et mettre en oeuvre les décisions de la Collectivité : participer aux réunions préparatoires des dossiers qui seront présentés aux élu-e-s lors des assemblées délibératives (CP ou SP), créer le format type de délibération et effectuer les rattachements dans les logiciels prévus à cet effet
• Rédiger les actes administratifs et préinstruire les paiements : rédiger et suivre les actes administratifs (conventions et arrêtés), instruire les demandes de paiement (en lien avec les Directions opérationnelles concernées) et actualiser les tableaux de bord de suivi des dossiers, veiller aux échéances et relancer les bénéficiaires si besoin (en lien avec les directions opérationnelles concernées)
• Archiver les dossiers papiers et dématérialisés selon les procédures en cours

• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
• Assurer la continuité de service notamment lors des congés de la cheffe de service.
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Environnement juridique, financier et administratif de la collectivité
• Procédures administratives et juridiques relatives au domaine d'intervention
• Méthodes de gestion de projet
• Règles de gestion administrative, budgétaire et comptable
• Techniques rédactionnelles

• Maitriser l'utilisation des outils informatiques et bureautiques
• Rédiger tout type de document professionnel
• Elaborer et actualiser des tableaux de bord
• Travailler en équipe, en transversalité et en multisite
• Alerter et rendre compte de son activité
• Se tenir informé-e des évolutions réglementaires
• Respecter les délais

• Capacités de communication écrite et orale, écoute
• Disponibilité
• Rigueur et méthode
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Sens de l'organisation
• Autonomie, réactivité, adaptabilité
• Confidentialité, discrétion professionnelle
• Sens du service

• Matériels et équipements dédiés au métier exercé
• Matériels de bureautique
• Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

• Encadrement: Non
• Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative