Un gestionnaire administratif et financier ou une gestionnaire administrative et financière

Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
Grade : Adjoint administratif, adjoint administratif principal de 2ème classe, adjoint administratif principal de 1ère classe
Site de rattachement : Bordeaux
Résidence administrative : Bordeaux
Pôle : Education, citoyenneté
Direction : Sports, Vie associative, Egalité
Unité : Egalité, Vie associative, Solidarité
Sous l'autorité hiérarchique du ou de la responsable d'unité

Le service EVAS (Egalité, Vie Associative, Solidarité) met en oeuvre deux politiques régionales : la structuration de la vie associative et la lutte contre les discriminations - Egalité.

Dans ce cadre, vous aurez pour missions principales de :

• Préparer et assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers du service,
• Participer à l'information et à l'orientation des interlocuteurs internes et externes,
• Venir en soutien des membres de l'unité en termes d'organisation de gestion des déplacements, des réunions et des événementiels

• Assurer l’accueil téléphonique, électronique des interlocuteurs-trices, renseigner, et relayer si nécessaire leur demande vers l’interlocuteur-trice ou le service compétent,
• Assurer le traitement du courrier avec les outils appropriés (ASUR, parapheur électronique), notamment dans le cadre de la dématérialisation,
• Assurer l'enregistrement et le classement des dossiers dans les tableaux de bord du service et dans PLACIDO
• Assurer la préparation et le suivi administratif des dossiers dans les phases d’instruction (contrôle des pièces, suivi MDNA)
• Traiter et suivre les paiements des dossiers de l'unité - contrôle des pièces, mise en paiement dans MDNA, en lien avec les instructeurs.trices, préparation des titres de recette, suivi tableau de bord, relances téléphoniques
• Produire les actes administratifs (Accusés réception, courriers de rejet et de notification, conventions, arrêtés,...
• Assister les membres de l'unité dans l'organisation de réunions, commissions d'arbitrage avec les élu.es, déplacements

• Assurer la logistique des déplacements des membres de l'unité
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers (papier et numérique)
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Techniques d'accueil, d'écoute et de communication
• Techniques de secrétariat (présentation adaptée en fonction du type de courrier, formules de politesse en fonction du destinataire, méthodologie de classement, prise de notes rapide, publipostage…)
• Fonctionnement des outils bureautiques et de communication, très bonne maîtrise d'excel
• Techniques et outils d'organisation de l'activité (tableaux de bord, outils de planification, etc.)
• Organisation et fonctionnement d'une collectivité
• Procédures de gestion administrative, budgétaire, financière

• Travailler en équipe et en transversalité
• Evaluer le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Mettre en oeuvre une règle, une procédure
• Rédiger des documents professionnels en respectant les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Rendre compte et alerter

• Rigueur et méthode
• Qualités relationnelles, empathie et sens de l'écoute, diplomatie
• Adaptabilité

• Matériels de bureautique
• Logiciels
• Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

• Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
• Fonctions de chef-fe de projet : Non
• Fonctions de régisseur-se d'avances et / ou de recettes : Non
• Encadrement : Non