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Gironde
Un gestionnaire administratif et financier ou une gestionnaire administrative et financière
Cadre d'emploi
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
Grade : Adjoint administratif, adjoint administratif principal de 2ème classe, adjoint administratif principal de 1ère classe
Site de rattachement : Bordeaux
Résidence administrative : Bordeaux
Pôle : Education, citoyenneté
Direction : Sports, Vie associative, Egalité
Unité : Egalité, Vie associative, Solidarité
Sous l'autorité hiérarchique du ou de la responsable d'unité
Missions principales
Le service EVAS (Egalité, Vie Associative, Solidarité) met en oeuvre deux politiques régionales : la structuration de la vie associative et la lutte contre les discriminations - Egalité.
Dans ce cadre, vous aurez pour missions principales de :
- Préparer et assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers du service,
- Participer à l'information et à l'orientation des interlocuteurs internes et externes,
- Venir en soutien des membres de l'unité en termes d'organisation de gestion des déplacements, des réunions et des événementiels
Activités principales
- Assurer l’accueil téléphonique, électronique des interlocuteurs-trices, renseigner, et relayer si nécessaire leur demande vers l’interlocuteur-trice ou le service compétent,
- Assurer le traitement du courrier avec les outils appropriés (ASUR, parapheur électronique), notamment dans le cadre de la dématérialisation,
- Assurer l'enregistrement et le classement des dossiers dans les tableaux de bord du service et dans PLACIDO
- Assurer la préparation et le suivi administratif des dossiers dans les phases d’instruction (contrôle des pièces, suivi MDNA)
- Traiter et suivre les paiements des dossiers de l'unité - contrôle des pièces, mise en paiement dans MDNA, en lien avec les instructeurs.trices, préparation des titres de recette, suivi tableau de bord, relances téléphoniques
- Produire les actes administratifs (Accusés réception, courriers de rejet et de notification, conventions, arrêtés,...
- Assister les membres de l'unité dans l'organisation de réunions, commissions d'arbitrage avec les élu.es, déplacements
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Assurer la logistique des déplacements des membres de l'unité
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers (papier et numérique)
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Savoirs
- Techniques d'accueil, d'écoute et de communication
- Techniques de secrétariat (présentation adaptée en fonction du type de courrier, formules de politesse en fonction du destinataire, méthodologie de classement, prise de notes rapide, publipostage…)
- Fonctionnement des outils bureautiques et de communication, très bonne maîtrise d'excel
- Techniques et outils d'organisation de l'activité (tableaux de bord, outils de planification, etc.)
- Organisation et fonctionnement d'une collectivité
- Procédures de gestion administrative, budgétaire, financière
Savoir-faire
- Travailler en équipe et en transversalité
- Evaluer le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Mettre en oeuvre une règle, une procédure
- Rédiger des documents professionnels en respectant les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rendre compte et alerter
Savoir-être
- Rigueur et méthode
- Qualités relationnelles, empathie et sens de l'écoute, diplomatie
- Adaptabilité
Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique
- Logiciels
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
Spécificités du poste
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
- Fonctions de chef-fe de projet : Non
- Fonctions de régisseur-se d'avances et / ou de recettes : Non
- Encadrement : Non
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 05/08/2024 en remplissant en ligne le formulaire dédié.
Pour y accéder cliquez sur « Postuler en ligne ».
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande