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Gironde
Un assistant ou une assistante de direction
Cadre d'emploi
- Catégorie : C
- Filière : Administrative
- Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
- Grades : Adjoint administratif, adjoint administratif principal 2ème classe, adjoint administratif principal 1ère classe
- Site de rattachement : Bordeaux
- Résidence administrative : Bordeaux
- Pôle : Développement Economique et Environnemental
- Direction : Agriculture, Industries Agro-alimentaire et Pêche
- Sous l'autorité du Directeur ou de la Directrice
Missions principales
La Direction de l’Agriculture, agroalimentaire, pêche du pôle Développement Economique et Environnemental a pour grands objectifs d’accompagner la transition agroécologique, poursuivre l’installation des exploitations et favoriser l’alimentation durable.
La politique mise en œuvre contribue à la feuille de route Neo Terra de la Région.
Elle pilote deux programmes européens, le FEADER pour le volet agricole, agroalimentaire et pour le développement local dans le cadre du 2d pilier de la Politique Agricole Commune ; et le FEAMPA pour le volet pêche, aquaculture.
Dans ce contexte, la Direction Agriculture, Industries Agro-alimentaire et Pêche recrute un-e Assistant-e de Direction qui aura pour mission d'apporter une aide permanente à l'équipe de direction en termes :
- d'organisation des agendas
- de communication interne avec les agents de la Direction
- d'information des bénéficiaires
- de suivi des procédures administratives pour la gestion des courriers, des notes et des délibérations
- de suivi des effectifs de la Direction et de l'occupation des bureaux dans les différents sites
Activités principales
- Assurer l’accueil téléphonique, électronique et physique des interlocuteurs-trices et/ou du public, renseigner, et relayer si nécessaire leur demande vers l’interlocuteur-trice ou le service compétent, assurer le suivi des demandes
- Organiser l'agenda et planifier des réunions et des événements, gérer l’agenda, assurer la logistique des déplacements pour la Directrice, la Directrice adjointe et en fonction des besoins pour les sous directeurs-trices
- Participer à l’organisation de séminaires et autres événements de la direction
- Assurer un suivi RH des agent-e-s de la Direction, et de l'occupation des bureaux dans les différents sites, mettre à jour les fichiers, informer le Comité de Direction (Codir) sur ces sujets
- Assurer le traitement du courrier avec les outils appropriés, notamment dans le cadre de la dématérialisation, et assurer l’appui des agents de la Direction dans l’appropriation de ces outils
- Coordonner le suivi des courriers, des notes et du processus délibératif de la Direction en lien avec le secrétariat du Pôle DEE
- Réaliser les commandes de fournitures
- Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, notes, présentations, tableaux, etc.), réaliser des publipostages
- Gérer la préparation des GIA (Groupes InterAssemblées) et Commissions
- Assurer la coordination du secrétariat avec les sites de Limoges et de Poitiers
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Assurer la mise à jour des listings courriers et mails
- Réserver des salles
- Concevoir des tableaux de bord ou documents divers
- Centraliser et suivre les demandes d'interventions techniques (copieur, téléphone, ordinateur, …)
- Assurer la gestion du Guide des Aides (en binôme)
- Archiver des documents
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Savoirs
- Maitrise des outils bureautiques et de communication (visio notamment)
- Organisation générale et fonctionnement d'une Région
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire
- Pratiquer les outils bureautiques et numériques
- Rédiger des courriers, des notes, des comptes rendus, etc.
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d’autres assistant-e-s (organiser les intérims)
- Prioriser, gérer les urgences
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur-trice
- Travailler en équipe, en transversalité
- Alerter
Savoir-être
- Discrétion professionnelle
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
- Initiative
- Sens de l’organisation
- Adaptabilité
- Sens du service
- Rigueur
Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique
- Logiciels
Spécificités du poste
Encadrement : non
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 07/03/2025 en remplissant en ligne le formulaire dédié.
Pour y accéder cliquez sur « Postuler en ligne ».
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Ce recrutement est géré par l’équipe du service emploi siège de Limoges
Pour tous renseignements, vous pouvez appeler au 05 57 57 55 55.